Cuando aún los repositorios institucionales no surgían, o en todo caso no habían aparecido como los conocemos ahora —me ubico temporalmente en mis años universitarios, entre el 2008 y 2013, cuando se utilizaba aún la metodología Cybertesis— recuerdo un interesante debate que fue organizado por la PUCP sobre preservación documental en físico y en digital.

Digo que fue muy interesante porque no es muy común ver debates en nuestra disciplina, es decir, un tema con posturas diferentes que al someterse a discusión es muy rico en argumentos y presentación de evidencias; y son una buena contribución si los argumentos se centran en el tema sin llevar las diferencias al terreno personal.

Aquel debate tuvo como disertantes a dos expertos: Luis Maguiña, bibliotecólogo de la Biblioteca Central de la PUCP y docente en aquel entonces de los cursos de Tecnología de la Información en la Escuela de Bibliotecología y CC. II. de San Marcos; y en la otra esquina estaba Luis Guillermo Núñez, también docente en la misma escuela, pero especializado en el campo de la Archivística. Lamentablemente no recuerdo la fecha exacta ni el nombre del evento.

Luis Maguiña defendía la importancia de la preservación digital y Luis Guillermo Núñez el de la preservación en físico, presentándose puntos a favor y en contra, aunque luego buscaban sincretismo. Lo resaltante es que cada uno demostraba las debilidades de la preservación que el otro defendía, con lo cual se hacía evidente las problemáticas y las formas en que debían ser abordadas.

En el ámbito impreso es sabido que robos, incendios o desastres naturales pueden causar severas pérdidas y que existe para eso una serie de tecnologías y protocolos que permiten mantener a salvo los documentos. Pero en el ámbito digital todavía no se sabía muy bien cómo ocurrían los daños.

Por otro lado, se piensa a veces que con digitalizar documentos ya se ha salvado la información, pero eso no es así porque todo lo que se ha digitalizado se encuentra almacenado en alguna parte, puede ser en un servidor local o puede estar en la nube, que también es un servidor físico, pero remoto. ¿Cuál entre estas dos es mejor? Eso dependerá de los recursos con que cuente la institución, lo importante aquí es tener un buen procedimiento para generar backups que garanticen la preservación de la información.

Aquí hay dos ejemplos recientes. Se trata de dos instituciones cuyos nombres no mencionaré, pero que perdieron toda su información por no asegurar sus backups.

Primero una institución que tenía su repositorio instalado en un servidor local. Ante unas fuertes lluvias la sala donde estaba el servidor sufrió el colapso del techo, el agua entró y cayó sobre el servidor dañándolo de forma irreparable.

El otro caso tiene que ver con una institución que contrató un servicio en la nube. El problema que se presentó es que por razones económicas no pudieron pagar a la empresa que les brindaba el servicio, así que cuando quisieron recuperar su información se percataron de una cláusula que no les permitía obtenerla si no cumplían con ciertos compromisos que, lamentablemente, omitieron, lo que les ocasionó la pérdida de la información.

En ambos casos, ninguna de estas instituciones tenía un procedimiento para gestionar las copias de seguridad, a pesar de que seguramente existen muchas formas de preservar la información y que es algo bien sabido en las áreas de TI.

Por eso no está de más conocer o preguntar a dicha área si se cumple con los procedimientos y cómo se podría recuperar la información ante un posible siniestro. Buscar culpables no soluciona nada. Lo más importante siempre será la prevención.

César Chumbiauca Sánchez