martes, 11 de diciembre de 2012

La elección de un SIGB



 

     Escoger un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria (SIGB) para una universidad es un trabajo delicado. La inversión en este tipo de software casi siempre es fuerte y se requiere mucho cráneo y trabajo en equipo. Adquirir un SIGB con el siguiente criterio: «Elegimos este software porque tal universidad lo utiliza y a ellos les va y les funciona bien», es un gran error, una metida de pata que causará irremediables despidos. Cada biblioteca universitaria tiene su propia realidad, sea pública o privada, y conforme a eso sus necesidades son diferentes. Por ejemplo: no es lo mismo tener 5 mil estudiantes y una sola sede que 60 mil estudiantes y 5 sedes; los requerimientos del software serán menores o mayores según corresponda. Otro caso: la biblioteca central de una universidad pública ha contratado un sistema con hojas de entrada complejas para ingresar información según los campos del formato Marc21, pero ¡chispas! no cuenta con catalogadores especializados, sino con personal auxiliar.  Un caso más: una biblioteca que apuesta por el uso de software libre opta por utilizar el KOHA que corre bajo el sistema operativo Linux, sin embargo olvida que no cuenta con personal informático que maneje este tipo de soporte y que su parque informático está repleto de Windows. Por lo tanto, si se está pensando en un software el primer paso es identificar las necesidades de la biblioteca, lo que quiere solucionar, los servicios que quiere mejorar y los recursos con los que cuenta. Con esto se puede elaborar ya un documento público útil para invitar a proveedores de sistemas: el RFP (request for  proposal). Con este documento los proveedores que crean poder cumplir con la mayoría de las expectativas de la biblioteca se presentarán para vender su SIGB. Mientras tanto la biblioteca preparará algunos documentos internos para evaluar a los proveedores. Hay que tener mucha maña y buen tino de negociador para saber seleccionar la mejor propuesta y también para identificar a los timadores, que los hay y que son los que dicen sí a todo (una forma de reconocer a los estafadores es solicitando que la empresa presente una carta sellada y firmada por parte de una universidad de su cartera de clientes que haya quedado satisfecha con el producto). Además, el proveedor debe demostrar que sabrá facilitar el otorgamiento de soporte y capacitación. ¡Hay que tener cuidado de todo! Puede que su biblioteca haya contratado a una empresa que da las capacitaciones de forma virtual y en un idioma del cual usted y sus empleados piensen que es chino. También puede suceder que la empresa proveedora que brinda el soporte radique en Europa, así que si usted tiene un problema se lo tendrá que pedir de madrugada.

     Hay que tener en cuenta muchas cosas. Aquí se demuestra la actitud profesional para saber tomar decisiones y para saber justificar ante las autoridades mayores  por qué se compró tal o cual software. Y a propósito, la Ley del Presupuesto Público para el Año Fiscal 2013 ya salió y en ella se señala que los recursos de canon y regalías mineras estarán destinados a las universidades públicas para su proceso de acreditación[i], siendo una oportunidad clave para mejorar nuestras bibliotecas universitarias. Las universidades del interior de nuestro país en donde no existe ni una sola escuela de Bibliotecología demandan con un grito ensordecedor que los asesoren en la adquisición de su SIGB. Aquellas universidades, en algunos casos, se ven obligadas a reservar la plata del canon para unos años más porque no saben qué hacer con ella.


César Chumbiauca


[i] http://www.mef.gob.pe/index.php?option=com_docman&task=doc_download&Itemid=0&gid=9372&lang=es

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