Ricardo Palma dijo de él: “…cultísimo escritor y estudioso bibliógrafo, cuya labor dispersa sería útil recuperar”. Con esa consigna, el historiador Henry Barrera Camarena ha escudriñado los hechos más importantes de su vida para publicar un artículo en la revista Historia y Cultura del Museo Nacional de Arqueología, Antropología e Historia del Perú y lo titula “Félix Cipriano Coronel Zegarra: diplomático, político, académico y bibliófilo”.^[1]

En la gestión de los repositorios institucionales es muy importante cuidar la consistencia de los metadatos. Quitemos por un momento otros temas como el contenido, la interoperabilidad, la preservación y las políticas, y concentrémonos únicamente en los metadatos.

En un artículo anterior tratamos sobre las razones por las cuales los repositorios de las universidades peruanas depositan tesis en acceso restringido. Esas razones tienen que ver con la información privada, confidencial y sensible que no se puede difundir en internet abiertamente; no obstante, valgan verdades, el hecho de que existan razones para restringir tesis y trabajos de investigación no debería ser la norma ni aceptarse tan ligeramente sin una justificación clara de por medio.

Por suerte, casas de estudios superiores en el Perú, realmente comprometidas con el acceso abierto, han establecido políticas para que aquel que opta por el acceso restringido documente las razones por las cuales elige esa opción, según comentaron en un evento a puertas cerradas en el que pude participar; en casos más exigentes, el autor debe incluso gestionar la aprobación formal de la oficina de propiedad intelectual de la universidad para que su investigación se deposite como restringida.

Además de eso, para garantizar el acceso abierto, tienen establecidos procedimientos para que desde la asesoría el autor gestione la autorización para el uso de la información que se obtiene de alguna empresa en particular, o si emplea información sensible, especialmente en tesis de derecho, se utilicen seudónimos o se cubra la información con franjas negras, o que un título no señale directamente el expediente de un caso judicial.

Y estas políticas para reducir el acceso restringido se vienen aplicando porque, según comentaron los administradores de repositorios, se ha advertido casos en que los autores y asesores acuerdan restringir una tesis por negligencias en su elaboración. Por lo tanto, en el marco del respeto al derecho de autor y la propiedad intelectual, se han establecido procedimientos internos para que el acceso restringido sea la excepción y no la regla.

El fin de los repositorios institucionales nació principalmente para fomentar el acceso abierto, por lo tanto, resulta frustrante y hasta suspicaz entrar a un repositorio y toparse con varias tesis restringidas que a primera vista no ameritarían esa condición.

Lo suspicaz, por cierto, no debe aplicarse con las tesis antiguas que se encuentran restringidas y que están registradas para su preservación y difusión. Algunas de las universidades más antiguas del Perú, como una buena práctica, suben tesis de décadas pasadas a sus repositorios y como no cuentan con la autorización de los autores y tampoco ha pasado el tiempo que indica la ley para que sean de dominio público, las ponen en restringido con una anotación para que el interesado pueda consultarlo acudiendo a la biblioteca.

Todas esas prácticas son interesantes porque parten de las iniciativas de las mismas universidades en el marco de su autonomía, lo que les da mayor libertad para aplicar sus propios remedios y políticas. Si esto es así en todas, no harían falta leyes, decretos o normas de entidades reguladoras a las que habría que someterse, adecuarse y rendir cuentas.

César Chumbiauca

Cuando aún los repositorios institucionales no surgían, o en todo caso no habían aparecido como los conocemos ahora —me ubico temporalmente en mis años universitarios, entre el 2008 y 2013, cuando se utilizaba aún la metodología Cybertesis— recuerdo un interesante debate que fue organizado por la PUCP sobre preservación documental en físico y en digital.

Digo que fue muy interesante porque no es muy común ver debates en nuestra disciplina, es decir, un tema con posturas diferentes que al someterse a discusión es muy rico en argumentos y presentación de evidencias; y son una buena contribución si los argumentos se centran en el tema sin llevar las diferencias al terreno personal.

Aquel debate tuvo como disertantes a dos expertos: Luis Maguiña, bibliotecólogo de la Biblioteca Central de la PUCP y docente en aquel entonces de los cursos de Tecnología de la Información en la Escuela de Bibliotecología y CC. II. de San Marcos; y en la otra esquina estaba Luis Guillermo Núñez, también docente en la misma escuela, pero especializado en el campo de la Archivística. Lamentablemente no recuerdo la fecha exacta ni el nombre del evento.

Luis Maguiña defendía la importancia de la preservación digital y Luis Guillermo Núñez el de la preservación en físico, presentándose puntos a favor y en contra, aunque luego buscaban sincretismo. Lo resaltante es que cada uno demostraba las debilidades de la preservación que el otro defendía, con lo cual se hacía evidente las problemáticas y las formas en que debían ser abordadas.

En el ámbito impreso es sabido que robos, incendios o desastres naturales pueden causar severas pérdidas y que existe para eso una serie de tecnologías y protocolos que permiten mantener a salvo los documentos. Pero en el ámbito digital todavía no se sabía muy bien cómo ocurrían los daños.

Por otro lado, se piensa a veces que con digitalizar documentos ya se ha salvado la información, pero eso no es así porque todo lo que se ha digitalizado se encuentra almacenado en alguna parte, puede ser en un servidor local o puede estar en la nube, que también es un servidor físico, pero remoto. ¿Cuál entre estas dos es mejor? Eso dependerá de los recursos con que cuente la institución, lo importante aquí es tener un buen procedimiento para generar backups que garanticen la preservación de la información.

Aquí hay dos ejemplos recientes. Se trata de dos instituciones cuyos nombres no mencionaré, pero que perdieron toda su información por no asegurar sus backups.

Primero una institución que tenía su repositorio instalado en un servidor local. Ante unas fuertes lluvias la sala donde estaba el servidor sufrió el colapso del techo, el agua entró y cayó sobre el servidor dañándolo de forma irreparable.

El otro caso tiene que ver con una institución que contrató un servicio en la nube. El problema que se presentó es que por razones económicas no pudieron pagar a la empresa que les brindaba el servicio, así que cuando quisieron recuperar su información se percataron de una cláusula que no les permitía obtenerla si no cumplían con ciertos compromisos que, lamentablemente, omitieron, lo que les ocasionó la pérdida de la información.

En ambos casos, ninguna de estas instituciones tenía un procedimiento para gestionar las copias de seguridad, a pesar de que seguramente existen muchas formas de preservar la información y que es algo bien sabido en las áreas de TI.

Por eso no está de más conocer o preguntar a dicha área si se cumple con los procedimientos y cómo se podría recuperar la información ante un posible siniestro. Buscar culpables no soluciona nada. Lo más importante siempre será la prevención.

César Chumbiauca Sánchez