Escoger
un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria (SIGB) para una universidad es un
trabajo delicado. La inversión en este tipo de software casi siempre es fuerte
y se requiere mucho cráneo y trabajo en equipo. Adquirir un SIGB con el
siguiente criterio: «Elegimos este software porque tal universidad lo utiliza y
a ellos les va y les funciona bien», es un gran error, una metida de pata que
causará irremediables despidos. Cada biblioteca universitaria tiene su propia
realidad, sea pública o privada, y conforme a eso sus necesidades son
diferentes. Por ejemplo: no es lo mismo tener 5 mil estudiantes y una sola sede
que 60 mil estudiantes y 5 sedes; los requerimientos del software serán menores
o mayores según corresponda. Otro caso: la biblioteca central de una
universidad pública ha contratado un sistema con hojas de entrada complejas
para ingresar información según los campos del formato Marc21, pero ¡chispas!
no cuenta con catalogadores especializados, sino con personal auxiliar. Un caso más: una biblioteca que apuesta por el
uso de software libre opta por utilizar el KOHA que corre bajo el sistema
operativo Linux, sin embargo olvida que no cuenta con personal informático que
maneje este tipo de soporte y que su parque informático está repleto de Windows.
Por lo tanto, si se está pensando en un software el primer paso es identificar
las necesidades de la biblioteca, lo que quiere solucionar, los servicios que
quiere mejorar y los recursos con los que cuenta. Con esto se puede elaborar ya
un documento público útil para invitar a proveedores de sistemas: el RFP (request for proposal). Con este documento los
proveedores que crean poder cumplir con la mayoría de las expectativas de la
biblioteca se presentarán para vender su SIGB. Mientras tanto la biblioteca
preparará algunos documentos internos para evaluar a los proveedores. Hay que
tener mucha maña y buen tino de negociador para saber seleccionar la mejor propuesta
y también para identificar a los timadores, que los hay y que son los que dicen
sí a todo (una forma de reconocer a los estafadores es solicitando que la
empresa presente una carta sellada y firmada por parte de una universidad de su
cartera de clientes que haya quedado satisfecha con el producto). Además, el
proveedor debe demostrar que sabrá facilitar el otorgamiento de soporte y
capacitación. ¡Hay que tener cuidado de todo! Puede que su biblioteca haya
contratado a una empresa que da las capacitaciones de forma virtual y en un
idioma del cual usted y sus empleados piensen que es chino. También puede
suceder que la empresa proveedora que brinda el soporte radique en Europa, así
que si usted tiene un problema se lo tendrá que pedir de madrugada.
Hay que
tener en cuenta muchas cosas. Aquí se demuestra la actitud profesional para
saber tomar decisiones y para saber justificar ante las autoridades mayores por qué se compró tal o cual software. Y a
propósito, la Ley del Presupuesto Público para el Año Fiscal 2013 ya salió y en
ella se señala que los recursos de canon y regalías mineras estarán destinados
a las universidades públicas para su proceso de acreditación[i], siendo una
oportunidad clave para mejorar nuestras bibliotecas universitarias. Las
universidades del interior de nuestro país en donde no existe ni una sola
escuela de Bibliotecología demandan con un grito ensordecedor que los asesoren
en la adquisición de su SIGB. Aquellas universidades, en algunos casos, se ven
obligadas a reservar la plata del canon para unos años más porque no saben qué
hacer con ella.
César Chumbiauca
